Dalam dunia konstruksi, langkah memenangkan tender proyek pemerintah bisa menjadi langkah besar bagi perusahaan.
Berikut adalah 9 langkah yang terperinci panduan wajib bagi perusahaan konstruksi yang ingin sukses dalam menghadapi tender proyek pemerintah.
Kenapa pemenang vendor adalah kebanyakan dari BUMN
Mengutip dari Indonesia Corruption Watch (ICW) pada tahun 2020 pemerintah Indonesia membuka sekitar 36,8 ribu tender atau lelang proyek dengan nilai total Rp180,07 triliun. Selain itu 4 dari 10 besar penyedia atau vendor pada tahun 2020 adalah BUMN.
Mengapa mayoritas penyedia dimenangkan oleh BUMN?
Alasannya adalah karena perusahaan BUMN memiliki sumber daya yang lebih unggul dari segi kesiapan administrasi, jumlah aset yang dijadikan jaminan, alat dan perlengkapan.
Apakah perusahaan Anda pernah mengikuti tender proyek pemerintah? Jika sudah dan belum berhasil, jangan berkecil hati, artikel di bawah ini akan kami paparkan bagaimana langkah memenangkan tender pemerintah dari berbagai sumber.
Simak ya.
Apa itu tender dan bagaimana mengetahui informasi tender proyek pemerintah?
Menurut PP No.16 Tahun 2018 tentang pengadaan barang dan jasa pemerintahan atau perpres tenderisasi,
definisi tender dalam pasal 1 ayat 1 adalah :
“Pengadaan Barang/ Jasa Pemerintah yang selanjutnya disebut PEngadaan Barang/Jasa adalah kegiatan Pengadaan Barang/Jasa oleh Kementerian/Lembaga/ Perangkat Daerah yang dibiayai oleh APBN/APBD yang prosesnya sejak identifikasi kebutuhan, sampai dengan serah terima hasil pekerjaan”
dengan kata lain tender dapat disebut sebagai lelang yang diadakan untuk mengundang berbagai penyedia(vendor) barang atau jasa untuk mempresentasikan produknya sesuai harga dan kebutuhan. a
Pemenang tender ialah vendor atau penyedia terpilih yang memenuhi kriteria terbaik untuk mengerjakan proyek tender.
Siapa saja penyelenggara tender dan di mana menemukan informasi tender?
Penyelenggara tender bukan hanya pemerintah, pihak swasta atau siapapun boleh mengadakan tender dan dapat disiarkan di media massa supaya banyak pihak yang mengikuti tender.
Namun pada umumnya pemerintahanlah yang sering membuka tender.
Keuntungan mengikuti tender pemerintah bagi perusahaan konstruksi
Dengan mengikuti tender pemerintah, perusahaan konstruksi memiliki benefit yaitu:
- Menambah portofolio perusahaan
- Meningkatkan nilai bisnis
- Menambah networking ke pemerintahan, supplier dan subkontraktor baru
- Memiliki kontrak pekerjaan dan profitabilitas jangka panjang
Informasi Tender LPSE
Apa itu LPSE
Yang perlu anda ketahui bahwa semua tender proyek pemerintah daerah maupun negara, akan diterbitkan di LPSE (Layanan Pengadaan Secara Elektronik).
Tujuannya tentu untuk menjaga transparansi, akuntabilitas akses pasar dan persaingan yang sehat, serta meningkatkan efisiensi dalam proses pengadaan hingga pemantauan secara real time pengadaan tender barang dan jasa.
Sebagai perwakilan dari perusahaan, Anda dapat mendaftarkan perusahaan Anda untuk mengikuti tender di website lpse dengan cara membuat akun di website lpse.
Proses pendaftarannya dapat dibilang tidak rumit, jadi Anda dapat mendaftarkan kepesertaan tender secara online terlebih dahulu lalu kemudian dilanjutkan tahap mendaftar secara offline.
Cara membuat akun di LPSE
Untuk mendaftar, silahkan ikuti langkah berikut ini :
- Kunjungi website lpse ini
- Daftarkan alamat email yang Anda digunakan untuk pengadaan elektronik
- Unduh Formulir Pendaftaran dan Formulir Keikutsertaan setelah mengklik “mendaftar”.
- Buka email yang telah didaftarkan dan ikuti instruksinya.
- Isi semua detail yang diminta dalam formulir.
- Klik “mendaftar” atau “kirim” untuk menyelesaikan proses pendaftaran.
Setelah terdaftar, lanjutkan dengan pendaftaran offline.
Dikutip dari website datalpse.com bahwa pendaftaran offline dilakukan setelah pendaftaran online dengan langkah sebagai berikut:
Pada saat pendaftaran offline membawa berkas asli dan softcopy (hasil scan dari berkas asli, format PDF) dari 12 dokumen persyaratan, sebagai berikut :
- Formulir Keikutsertaan (bermaterai)
- Surat Penunjukan Admin* dan KTP Admin
- Surat Kuasa (bermaterai)
- Form Penyedia ( 6 lembar )
- KTP untuk seluruh Direksi/Komisaris/Pemilik Perusahaan/Pejabat yang berwenang di perusahaan yang tercantum dalam akte pendirian dan/atau perubahannya
- NPWP Perusahaan
- Surat Izin Usaha Perusahaan yang masih berlaku sesuai dengan bidang masing masing
- Tanda Daftar Perusahaan
- Akta Pendirian Perusahaan dan/atau Akta Perubahan Terakhir
- Surat Keterangan Domisili
- Surat Keterangan Fiskal tahun terakhir atau Surat Pajak Tahunan (SPT) Pajak Penghasilan (PPh) tahun terakhir
- Surat Setoran Pajak (SSP) PPh 25 masa 3 (tiga) bulan terakhir
Keterangan :
- No.1 s.d. 4 dapat di download pada website LPSE kemudian diisi dan dicetak
- Setiap dokumen persyaratan dibuat dalam bentuk softcopy (dipindai /scan) berwarna dalam format PDF sehingga menjadi 12 file pdf berwarna
- Admin adalah pegawai yang diberi kuasa oleh Direksi/Pemilik Perusahaan/Pejabat yang berwenang di perusahaan untuk menjadi wakil perusahaan dalam mengikuti pengadaan barang/jasa secara elektronik.
- Dokumen asli hanya diperlukan untuk keperluan verifikasi, jika telah sesuai dengan softcopy (format pdf), maka dokumen tersebut akan dikembalikan kepada calon penyedia yang bersangkutan.
- Alamat email yang didaftarkan adalah alamat email milik perusahaan bukan milik karyawan.
- Permintaan perubahan alamat e-mail harus disertai surat kuasa dan surat pernyataan dari direksi dan akan dilakukan proses verifikasi ulang
9 Langkah Memenangkan Tender Proyek Pemerintah
Setelah berhasil mendaftar secara online dan offline, berikut selanjutnya yang anda tunggu-tunggu yaitu tips keberhasilan memenangkan tender proyek pemerintah bagi Anda perusahaan konstruksi.
1. Kelengkapan dasar dokumen perusahaan
Hal pertama dan utama sebelum mengikuti tender adalah tahap mempersiapkan kelengkapan ini.
Menurut artikel dari queetrust.co.id, ada beberapa dokumen perusahaan yang harus Anda sudah kantongi sebelum mengikuti tender lebih jauh.
Pertama adalah perusahaan itu harus memiliki legalitas usaha baik dalam bentuk PT atau CV.
Kemudian buatlah ceklist kelengkapan perusahaan antara lain :
- Akte Perusahaan
- Izin Domisili (SKDP)
- Nomor Pokok Wajib Pajak (NPWP)
- Sertifikat Badan Usaha (SBU)
- SPT Tahunan
- Izin Usaha Jasa Konstruksi (IUJK) surat ini menandakan bahwa perusahaan Anda memiliki izin menjalankan bisnis konstruksi dari pemerintah.
- Audit Akuntan Publik
- ISO 9001, ISO 14001 (klik untuk informasi detail)
- OHSAS
- SMK3 (Sistem Manajemen Keselamatan dan Kesehatan Kerja) sesuai PP No.50 Tahun 2012. Jika belum punya Anda dapat berkonsultasi kepada kami untuk SMK3, ISO 9001, dan ISO 14001 di nomor Whatsapp berikut 0811-2620-515)
- Portfolio pengalaman proyek perusahaan Anda selama 10 tahun terakhir
- List tenaga ahli dan terampil. Hal ini dengan menunjukkan sertifikat SKA/SKT (Sertifikat Keahlian dan Keterampilan)
Ditambahkan dengan NPWP dan SPT dari masing-masing personil. - Daftar peralatan perusahaan yang akan digunakan.
- Bukti kerjasama dengan mitra pendukung atau subkontraktor, namun ini dapat disertakan atau tidak tergantung kebutuhan dalam syarat tender proyek
2. Memahami informasi lengkap tender
Sebisa mungkin Anda mencari informasi terkait tender yang Anda ikuti. Informasi dapat bersumber dari BUMN, networking dengan orang pemerintahan atau dengan pihak yang berhubungan.
3. Gunakan konsultan tender
Jika Anda kesulitan atau kekurangan sumber daya untuk kelengkapan tender, atau Anda kurang yakin dengan semua persiapan, jangan ragu untuk menghubungi konsultan tender terpercaya di dekat kota Anda.
4. Mempelajari peserta tender lain
Mempelajari persaingan tender atau jumlah peserta tender dapat memberikan Anda gambaran bagaimana peluang Anda di keikutsertaan tender.
Pahami kekuatan dan kekurangan perusahaan pesaing, Anda dapat memenangkan persaingan jika Anda mengetahui apa yang menjadi kekuatan Anda dibandingkan perusahaan lain.
5. Menghitung dengan cermat penawaran harga untuk tender
Salah satu faktor terpilihnya vendor adalah pertimbangan kualitas dan harga. Dalam menentukan harga baiknya Anda lebih cermat dan didiskusikan dengan tim Anda.
Jangan sampai kurang menarik jika terlalu tinggi, dan jangan terlalu murah sehingga mempersulit diri Anda ketika nanti mengerjakan proyek.
Fokus dengan bagaimana menyampaikan kelebihan perusahaan Anda supaya nilai yang diterima melebihi dari investasi yang dikeluarkan.
6. Memantau jadwal tender
Selalu pantau jadwal tender yang Anda ikuti supaya Anda tidak ketinggalan dalam proses tender berlangsung nantinya.
7. Hindari melanggar hukum
Dalam memenangkan tender jangan pernah berpikir untuk mencari jalan pintas apalagi melanggar hukum dan norma. Seperti misalnya melobi panitia tender untuk memuluskan jalan Anda.
Ketika Anda tersandung kasus hukum tentu Anda akan rugi, reputasi perusahaan Anda akan tercemar dan resiko biaya untuk menjalani proses hukum akan lebih merugikan lagi.
Selain kerugian materi dan non materi, waktu dan pikiran Anda akan banyak terkuras jika tersandung kasus hukum.
8. Menjaga networking dengan pihak terkait
Jangan meremehkan networking dengan pihak yang dapat memberikan peluang keberhasilan tender Anda. Namun ingar, networking ini bukan jalan untuk jalan lain seperti gratifikasi atau praktik KKN.
Contohnya, jika Anda pernah bekerja sama dengan pemerintah mengerjakan proyek, pemerintah cenderung akan lebih memiliki nilai tersendiri kepada vendor yang pernah memiliki reputasi baik dan mengerjakan proyek sejenis.
Kedua, jalin networking dan hubungan baik dengan sub kontraktor atau supplier material yang mensuplai pekerjaan Anda.
Ini terkait dengan negosiasi harga terbaik dan potongan harga material yang dapat memberi dampak harga kompetitif untuk proposal penawaran harga kepada panitia tender.
Jika harga Anda kompetitif maka peluang memenangkan tender akan lebih besar. Jadi networking ini sangat penting ya.
9. Kualitas Proposal Tender
Sebuah proposal yang komprehensif dan berkualitas sangatlah krusial dalam menampilkan kapabilitas perusahaan Anda dalam menyelesaikan proyek yang diajukan dalam tender.
Sebuah proposal yang kuat dan terperinci akan meningkatkan peluang Anda untuk berhasil meraih tender tersebut.
Demikian artikel 9 Langkah Memenangkan Tender Proyek Pemerintah untuk Perusahaan Konstruksi. Jika ada pertanyaa terkait sertifikasi ISO dan SMK3 silahkan berkonsultasi gratis dengan kami PT. Multi Sertifikasi Indonesia untuk informasi lebih lanjut.
Referensi :
