Langkah Mengurus ISO: Tahapan dan Hambatan serta Apa yang Harus Dipersiapkan?
Banyak penanya yang menghubungi PT Multi Sertifikasi Indonesia dengan berbagai pertanyaan tentang proses sertifikasi ISO.
Pertanyaan-pertanyaan ini datang dari perusahaan dalam berbagai kondisi umumnya :
1. Ada yang sama sekali baru akan memulai proses sertifikasi
2. Ada yang sudah didampingi konsultan dan sedang mencari lembaga sertifikasi
3. Ada yang sudah memahami ISO namun belum mengambil langkah lebih lanjut.
Artikel ini bertujuan untuk memberikan edukasi tentang tahapan, hambatan, dan persiapan yang diperlukan dalam proses sertifikasi ISO.
Siapa tahu Anda termasuk dalam salah satunya? Simak artikel berikut..
Langkah Mengurus Sertifikasi ISO
Jika Anda sebagai wakil dari perusahaan atau organisasi yang diberikan tugas dalam mengurus Sertifikasi ISO, maka langkah ini tepat untuk diikuti.
1. Pemahaman Awal dan Persiapan
- Pemahaman Standar ISO:
Tentukan terlebih dahulu standar ISO yang akan diraih oleh manajemen. Misalkan ISO 9001. Maka dari itu pahami dulu atau istilahnya jalani Awareness ISO.
Bagaimana caranya?
Anda dapat meminta bantuan provider training melatih tentang Awareness ISO untuk tim internal Anda.
- Penunjukan Tim ISO:
Bentuk tim internal yang bertanggung jawab untuk proyek sertifikasi ISO.
Pastikan tim ini terdiri dari anggota yang memiliki pengetahuan dan pengalaman terkait standar yang akan diterapkan.
Jika belum latih karyawan dengan training ISO sesuai yang dibutuhkan.
2. Penentuan Ruang Lingkup
Setiap organisasi memiliki lingkup atau industri yang dijalankan. Sebagai contoh jika perusahaan Anda bergerak di bidang supermarket bahan bangunan.
Artinya perusahaan Anda tidak membuat produk dari awal, hanya sebagai perusahaan yang menjual produk bahan bangunan dan bukan sebagai produsen.
Maka penerapan sistem manajemen yang akan disertifikasi apakah ingin seluruh bisnis atau sebagian proses bisnis.
Contohnya : proses bisnis di pengadaan barang, penjualan, atau after sales servicenya.
3. Set up dokumen dan penetapan target
Untuk langkah ini Anda dapat menggunakan jasa konsultan ISO, yang membantu untuk membuat dokumen apa saja yang diperlukan serta target pencapaiannya.
Langkah opsional namun bisa lebih lama, Anda dapat melatih tim internal untuk menjadi internal auditor ISO.
4. Implementasikan dokumen yang sudah ditetapkan di langkah nomor 3 selama 2-3 bulan dan lakukan evaluasi
Langkah ini (termasuk dilakukannya audit internal dan tinjauan manajemen) untuk mengetahui perjalanan sistem manajemen sudah efektif atau belum
5. Setelah masa implementasi berjalan, lalu evaluasi mana yang efektif dan tidak, apakah sudah memenuhi target yang diharapkan.
Jika hasil evaluasi dinilai baik, maka inilah saat yang tepat organisasi Anda sudah siap mengajukan audit eksternal ke Lembaga Sertifikasi ISO ke PT. Multi Sertifikasi Indonesia.
Tim dari MSI siap membantu untuk tanya jawab dan diskusi mengenai prasyarat untuk sertifikasi ISO.
Berikut syarat-syaratnya untuk ISO 9001,14001, 45001, dan 37001:
– Manual ISO 9001, 14001, 45001 dan 37001
– Struktur organisasi
– Company profile
– Sertifikat Kompetensi Personil
– Penugasan/Legalitas P2K3
– Akta NIB
– Kebijakan MK3L Anti Penyuapan
– Bisnis Proses
– Lingkup Sistem Manajemen
– Pengendalian informasi terdokumentasi (SOP, Daftar Induk Dokumen Internal)
– Rekaman Internal Audit
– Rekaman Tinjauan Manajemen
– Identifikasi bahaya dan penetapan pengendalian bahaya dan Assessment resiko
– Identifikasi aspek dan dampak lingkungan
– Daftar dan evaluasi persyaratan perundangan
– Bahan berbahaya dan beracun yang digunakan kegiatan organisasi
– Susunan dewan pengarah (jika ada)
Baca Juga :Bagaimana Cara Sertifikasi ISO Industri Farmasi
Tim dari Multi Sertifikasi Indonesia akan membantu Anda secara gratis untuk menjelaskan keperluan persyaratan dokumen di atas.
-
Mengajukan form permohonan ke PT. Multi Sertifikasi Indonesia
-
Verifikasi online dokumen prasyarat dengan lembaga sertifikasi
-
Audit tahap 1
-
Audit tahap 2
-
Jika tidak ada temuan dan lulus, menunggu terbit sertifikat
Hambatan dan Solusi dalam Proses Sertifikasi ISO
Umumnya hambatan atau tantangan yang terjadi ketika akan melaksanakan sertifikasi ISO adalah :
1. Kurangnya Pemahaman tentang Standar
Banyak perusahaan menghadapi kesulitan karena kurangnya pemahaman tentang persyaratan dan manfaat standar ISO.
Solusi : melibatkan konsultan atau pelatih yang berpengalaman.
2. Resistensi terhadap Perubahan
Implementasi standar ISO sering memerlukan perubahan dalam budaya kerja dan proses operasional. Resistensi dari karyawan dapat menjadi hambatan signifikan.
Solusi: pelatihan dan komunikasi yang efektif terus menerus dari top manajemen ke seluruh karyawan adalah kunci untuk mengatasi resistensi.
Karena mengubah budaya memang tidak semudah dan secepat yang diinginkan.
3. Keterbatasan Sumber Daya
Sertifikasi ISO memerlukan investasi waktu dan sumber daya. Perusahaan kecil atau yang memiliki sumber daya terbatas mungkin merasa kesulitan untuk memenuhi semua persyaratan.
Solusi : Dapat menggunakan jasa konsultan ISO yang telah berpengalaman
Persiapan yang Harus Dilakukan
1. Komitmen Manajemen
Dukungan penuh dari manajemen puncak sangat penting untuk keberhasilan sertifikasi ISO. Manajemen harus menunjukkan komitmen mereka melalui penyediaan sumber daya dan waktu yang diperlukan.
2. Pelatihan dan Pengembangan
Investasi dalam pelatihan dan pengembangan karyawan sangat penting. Karyawan harus memiliki pengetahuan dan keterampilan yang diperlukan untuk menerapkan standar ISO.
3. Dokumentasi dan Catatan
Pastikan semua dokumentasi dan catatan sesuai dengan persyaratan standar ISO. Ini termasuk kebijakan, prosedur, catatan pelatihan, dan hasil audit.
Kesimpulan
Perusahaan yang ingin mengurus sertifikasi ISO perlu memahami tahapan, hambatan, dan persiapan yang diperlukan.
Dukungan manajemen, pelatihan karyawan, dan dokumentasi yang baik adalah kunci sukses dalam mencapai sertifikasi ISO.
Dengan mengikuti langkah-langkah ini, perusahaan dapat meningkatkan mutu, efisiensi, dan kepercayaan pelanggan.
Demikian artikel Langkah Mengurus ISO: Tahapan dan Hambatan serta Apa yang Harus Dipersiapkan
Semoga bermanfaat.
Untuk konsultasi lebih lanjut atau pertanyaan mengenai proses ISO, hubungi kami di PT Multi Sertifikasi Indonesia. Kami siap membantu Anda dalam setiap langkah menuju sertifikasi ISO.
