Anda telah sertifikasi ISO 9001 Ini berarti Anda telah memenuhi standar dan persyaratan sistem manajemen mutu yang diakui. Tapi pekerjaanmu belum selesai. Pada beberapa kasus organisasi yang sudah mendapatkan sertifikasi ISO 9001, mereka kesulitan dalam mempertahankan sistem manajemen mutu dan mengalami penurunan kinerja dalam waktu-waktu berikutnya. Sertifikasi mutu bukanlah peristiwa yang terjadi satu kali saja, namun merupakan proses berkelanjutan dalam menjaga dan meningkatkan kualitas produk Anda. Bagaimana kamu melakukannya? Berikut beberapa tip dan praktik terbaik untuk membantu Anda:
MENJAGA DAN MENINGKATKAN ISO 9001
Tinjau dan perbarui kebijakan dan tujuan mutu Anda
Kebijakan dan sasaran mutu Anda adalah fondasi sistem manajemen mutu Anda. Mereka menentukan visi, misi, nilai, dan tujuan kualitas Anda. Mereka juga memandu aktivitas perencanaan, pengendalian, jaminan, dan peningkatan kualitas Anda. Anda harus meninjau dan memperbarui kebijakan dan tujuan mutu Anda secara berkala, setidaknya setahun sekali, untuk memastikan semuanya selaras dengan kebutuhan pelanggan, perubahan pasar, dan strategi bisnis Anda. Anda juga harus mengkomunikasikannya dengan jelas dan konsisten kepada pemangku kepentingan Anda, terutama karyawan, pelanggan, dan pemasok Anda.
Analisa dan lakukan penilaian SMM saat ini (Self Assessment)
Organisasi perlu melihat lebih dekat pada praktek mereka saat ini untuk mengidentifikasi kesenjangan antara apa yang sedang dilakukan dan apa yang harus dilakukan. Hal ini dapat dicapai dengan mewawancarai pekerja di titik kontrol kritis, meninjau prosedur dan catatan dan mengamati bagaimana proses yang terjadi. Langkah-langkah yang tidak menambah nilai proses, sistem atau organisasi harus diidentifikasi, dihapus atau diperbaiki.
Pantau dan ukur kinerja kualitas Anda
Anda tidak dapat meningkatkan apa yang tidak Anda ukur. Anda perlu memantau dan mengukur kinerja kualitas Anda menggunakan indikator kinerja utama (KPI), seperti kepuasan pelanggan, tingkat kerusakan, waktu siklus, atau biaya kualitas. Anda harus mengumpulkan dan menganalisis data dari berbagai sumber, seperti survei, audit, inspeksi, pengujian, atau laporan. Anda juga harus menggunakan alat dan teknik, seperti bagan, grafik, dasbor, atau metode statistik, untuk memvisualisasikan dan menafsirkan data Anda. Anda harus membandingkan hasil aktual dengan hasil yang diharapkan, dan mengidentifikasi kesenjangan atau penyimpangan.
Menerapkan tindakan perbaikan dan pencegahan
Ketika Anda menemukan masalah atau kendala apa pun pada kinerja kualitas Anda, Anda perlu mengambil tindakan untuk memperbaikinya dan mencegahnya terjadi lagi. Anda perlu menerapkan tindakan perbaikan dan pencegahan (CAPA), yang merupakan proses sistematis dan terdokumentasi untuk menemukan akar permasalahan, menerapkan solusi, memverifikasi efektivitas, dan mendokumentasikan hasil. Anda juga harus menindaklanjuti dan memantau kemajuan dan dampak CAPA Anda, dan memastikan semuanya ditutup tepat waktu.
Carilah umpan balik dan saran
Salah satu cara terbaik untuk mempertahankan dan meningkatkan kualitas produk Anda adalah dengan mendengarkan pelanggan dan pemangku kepentingan Anda. Anda harus mencari umpan balik dan saran dari mereka secara teratur, dan menggunakannya sebagai masukan untuk peningkatan kualitas Anda. Anda juga harus mendorong budaya umpan balik dan saran dalam organisasi Anda, dan memberdayakan karyawan Anda untuk berbagi ide dan pendapat mereka. Anda harus menghargai dan menghargai setiap masukan dan saran yang berkontribusi terhadap peningkatan kualitas Anda.
Melakukan audit internal dan eksternal
Audit sangat penting untuk memverifikasi kepatuhan dan efektivitas sistem manajemen mutu Anda. Anda harus melakukan audit internal dan eksternal secara berkala, sesuai dengan persyaratan dan jadwal sertifikasi Anda. Audit internal dilakukan oleh staf Anda sendiri atau pihak ketiga, dan audit tersebut memeriksa apakah proses dan prosedur Anda sesuai dengan kebijakan dan tujuan mutu Anda. Audit eksternal dilakukan oleh lembaga sertifikasi Anda atau pelanggan, dan mereka memeriksa apakah sistem manajemen mutu Anda memenuhi standar dan persyaratan sertifikasi Anda. Anda harus mempersiapkan audit jauh-jauh hari, dan segera mengatasi temuan atau ketidaksesuaian apa pun.
Belajar dan berinovasi
Peningkatan kualitas adalah perjalanan pembelajaran dan inovasi yang tidak pernah berakhir. Anda harus selalu mencari peluang untuk belajar dari pengalaman Anda sendiri, serta dari orang lain. Anda harus membandingkan kinerja kualitas Anda dengan pesaing, praktik terbaik industri, atau harapan pelanggan. Anda juga harus mengadopsi teknologi, metode, atau alat baru yang dapat membantu Anda meningkatkan kualitas kinerja Anda. Anda harus menumbuhkan budaya pembelajaran dan inovasi dalam organisasi Anda, dan mendukung karyawan Anda untuk mengembangkan keterampilan dan pengetahuan mereka.
Penyempurnaan standar ISO rupanya tidak berlangsung tiba-tiba, melainkan melalui proses yang panjang. Jadi, tersertifikasi saja tidak cukup perusahaan perlu memastikan bahwa standardisasi yang mereka gunakan sudah sesuai dengan versi tahun sertifikasi ISO yang terbaru. Namun, sepertinya ini menimbulkan pertanyaan lain. Apa itu versi tahun sertifikat ISO? Bagaimana cara mengetahui apakah standar ISO di suatu perusahaan atau organisasi sudah usang atau belum diperbarui? Berikut penjelasan lengkap mengenai hal ini.
Versi tahun adalah penyebutan untuk mengetahui kapan suatu standar ISO diterbitkan. Untuk melihat bagian ini sangatlah mudah, perhatikan tahun setelah jenis sertifikat ISO tepat di belakang tanda (:) .Sebagai contoh, ISO 9001:2008 berarti standar ISO tersebut diterbitkan pada tahun 2008 dan ini tergolong versi lama mengingat saat ini manajemen mutu terbaru versi tahunnya adalah 2015.Kenapa 2015 terhitung baru bukankah saat ini sudah tahun 2023? Penentuan versi ISO tidak mengikuti tahun yang sedang berlaku. Namun, menyesuaikan dengan kapan terakhir kali standar tersebut diubah atau diperbarui.Tahun 2015 adalah versi terbaru untuk ISO 9001 (Manajemen Mutu dan Kualitas), karena sampai detik ini belum ada perubahan lagi dari standar tersebut.
Untuk mengetahui apakah standar ISO perusahaan tergolong baru atau lama hanya bisa dilakukan secara manual melihat riwayat versi perubahannya. Karena sistem ISO ini dinamis, bisa berubah kapan saja menyesuaikan dengan relevansi dan efektivitas sistem.Untuk mempermudah pembaca, kami sudah mengumpulkan beberapa daftar ISO terbaru serta versi sebelumnya. Dengan begitu, lebih mudah untuk mengetahui perbandingannya.
Standar ISO 9001:2008 sekarang 2015
Standar ISO 14001:2004 sekarang 2015
Standar ISO 22000: 2005 sekarang 2018
Standar ISO 27001: 2013 sekarang 2022
Standar OHSAS 18001 sekarang ISO 45001:2018
Standar ISO 37001:2016 dari awal rilis sampai sekarang belum ada perubahan
Salah satu standardisasi ISO yang paling banyak mengalami perubahan dan revisi adalah 9001. Mulai dari tahun 1994, 2000, 2008, sampai ke 2015.Selain itu, ISO sistem manajemen anti penyuapan justru belum mendapatkan pembaruan dari awal perilisannya di tahun 2016. Perubahan versi tahun sertifikat ISO tidak bisa sembarangan. Para perwakilan komite organisasi ISO perlu melakukan rapat dan pertimbangan terlebih dahulu apakah suatu standar perlu diperbarui atau tidak. Konsultan ISO dan badan sertifikasi sekalipun tidak mempunyai kendali atas perubahan ini.
Cara Melakukan Transisi Sertifikat ISO 9001 Versi Terbaru.Langkah awal yang perlu Anda lakukan adalah menghubungi konsultan ISO. Anda tidak bisa melakukan upgrade versi tahun sertifikasi ISO 9001 secara mandiri, berkonsultasi dengan tenaga profesional adalah keputusan yang bijak.Kemudian, sampaikan keperluan Anda mengenai ingin melakukan penyesuaian ulang versi ISO 9001 lama dengan yang terbaru. Anda bisa mengirimkan dokumen softcopy atau pdf keterangan tersertifikasi ISO 9001 kepada konsultan.Mengikuti prosedur transisi standar ISO 9001, ada berbagai tahap yang akan dilalui re-assessment, audit,dokumentasi, dan penyesuaian lainnya. Proses ini bisa lama atau cepat tergantung kesiapan perusahaan dan pihak internal.Lebih kurang ISO akreditasi atau non-akreditasi tahapannya umumnya sama. Anda bisa mengikuti arahan dari konsultan agar prosesnya lebih lancar.
Itulah cara menjaga dan memperbaharui sertifikasi ISO 9001.Perusahaan tentu bermimpi untuk dapat menjalankan bisnisnya dan mencapai sukses untuk jangka panjang. Maka dari itu, perlu untuk menjaga dan memperbaharui sertifikasi ISO 9001.
Mengapa Harus Pakai Jasa Sertifikasi ISO 9001 di MSI?
PT MSI (Multi Sertifikasi Indonesia) adalah lembaga sertifikasi yang menjual jasa sertifikasi dengan keunggulan yang sangat banyak, kami juga telah masuk kedalam Top 5 lembaga jasa sertifikasi terbaik yang terakreditasi KAN. Maka dari itu, jadilah bagian dari perubahan positif dalam bisnis Anda bersama PT MSI! Kami bangga menjadi lembaga yang resmi terakreditasi oleh KAN, dengan menghadirkan keandalan dan kualitas tinggi dalam layanan kami.
Kami menawarkan 4 Skema ISO yang telah terakreditasi oleh KAN antara lain :
ISO 9001 : 2015 | Sistem Manajemen Mutu
ISO 14001 : 2015 | Sistem Manajemen Lingkungan
ISO 45001 : 2018 | Sistem Manajemen Kesehatan dan Keselamatan Kerja
ISO 37001 : 2016 | Sistem Manajemen Anti Penyuapan
PT MSI juga memiliki 22 Ruang Lingkup yang telah terbukti memenuhi standar Akreditasi KAN. Kepercayaan perusahaan besar dan asosiasi di seluruh Indonesia menjadi bukti nyata akan kredibilitas kami. Selain itu, tim auditor berpengalaman kami tersebar di seluruh wilayah Indonesia, yang siap membantu Anda mencapai standar kualitas tinggi dan diakui secara global. Bergabunglah dengan PT MSI sekarang, dan bersama-sama kita tingkatkan reputasi bisnis Anda, tingkatkan efisiensi operasional, dan buka pintu menuju peluang yang lebih besar di pasar internasional. Sertifikasi ISO bukan lagi impian, tetapi kenyataan yang dapat Anda capai bersama PT MSI.
Untuk Permintaan Penawaran terkait Sertifikasi ISO 9001 atau ISO lainnya, silahkan hubungi kami di nomor dibawah ini :
Executive Marketing PT MSI | 0811-2620-515
Email Kami :
Email | marketing@multisertifikasi.co.id
Sosial Media Kami :
Email | marketing@multisertifikasi.co.id
Instagram | @multisertifikasi
Facebook | Multi Sertifikasi Indonesia
LinkedIn | Multi Sertifikasi Indonesia
