Internal Audit ISO 9001:2015 merupakan salah satu tahapan penting dalam siklus PDCA (Plan-Do-Check-Action).
Dalam konteks ini, audit internal menjadi bagian dari proses pemeriksaan (Check) yang bertujuan untuk mengevaluasi efektivitas dan kesesuaian Sistem Manajemen Mutu (SMM) ISO 9001:2015 yang telah dibangun dan direncanakan di perusahaan.
Proses ini menandai transisi dari tahap perencanaan dan pelaksanaan SMM ke tahap evaluasi, di mana perusahaan telah menjalankan SMM tersebut selama minimal dua bulan.
Dengan demikian, audit internal menjadi momen penting untuk mengevaluasi sejauh mana implementasi SMM telah mencapai tujuan dan standar yang telah ditetapkan, serta untuk mengidentifikasi area-area yang memerlukan perbaikan atau peningkatan.
Dengan melakukan audit internal secara teratur, perusahaan dapat memastikan bahwa SMM terus berjalan secara efektif dan berkontribusi pada peningkatan kinerja organisasi secara keseluruhan.
Internal Audit ISO 9001 2015 : Syarat Pelaksanaan
- Terdapat bagian atau departemen yang akan menjadi subjek dari proses audit, dan tim auditee yang akan berhadapan langsung dengan auditor.
Hal ini memungkinkan fokus audit untuk ditujukan pada area tertentu dalam perusahaan, sehingga memungkinkan evaluasi yang lebih mendalam terhadap kesesuaian dan kinerja di bidang yang relevan. - Perusahaan telah membentuk tim audit internal yang telah menjalani pelatihan sebagai auditor internal.
Pelatihan ini penting untuk memastikan bahwa tim memiliki pengetahuan dan keterampilan yang diperlukan untuk melakukan audit secara efektif dan obyektif.
Keberadaan tim audit internal yang terlatih juga menunjukkan komitmen perusahaan terhadap peningkatan terus-menerus dalam sistem manajemen mutu. - Terdapat Auditor Internal yang ditunjuk perusahaan dan sudah mendapatkan pelatihan Internal Auditor
- Terdapat jadwal atau pengaturan yang telah ditetapkan untuk menjalankan audit internal.
Hal ini mencakup penjadwalan waktu, sumber daya yang diperlukan, dan prosedur yang harus diikuti dalam proses audit.
Dengan memiliki jadwal yang teratur, perusahaan dapat memastikan bahwa audit internal dilakukan secara konsisten dan dapat dijadwalkan secara efisien tanpa mengganggu operasi harian.
Berapa lama Internal Audit ISO 9001:2015?
Lama waktunya bergantung dari jadwal yang telah disepakati oleh auditee dan auditor, audit dapat dilakukan di luar dari waktu yang sudah dijadwalkan, namun telah disetujui bersama oleh pihak yang terkait dengan audit ISO 9001:2015.
Tujuan dari Audit Internal ISO 9001:2015
Tujuan dari diadakannya audit internal adalah :
1. Mengevaluasi kesesuaian antara kriteria yang telah ditetapkan, seperti standar ISO 9001:2015, dan implementasi yang sebenarnya di lapangan.
2. Internal audit juga bertujuan untuk mengidentifikasi potensi perbaikan berkelanjutan dari SMM yang telah dibangun.
Dengan mengidentifikasi area di mana ada kesempatan untuk meningkatkan efektivitas atau efisiensi, perusahaan dapat mengarahkan upaya perbaikan mereka secara lebih terfokus dan strategis, sehingga SMM dapat terus berkembang dan memperbaiki kinerja organisasi.
3. Dapat mengidentifikasi bagian atau departemen perusahaan bagian mana yang masih lemah dalam implementasi ISO 9001:2015
4. Memastikan bahwa perusahaan siap dalam implementasi ISO 9001:2015 dan benar-benar dapat mempertahankan Sistem Manajemen Mutu.
Dokumentasi yang dibutuhkan dalam Internal Audit ISO 9001:2015
- Program Audit
Program audit merujuk pada rencana atau strategi keseluruhan yang digunakan untuk mengatur dan melaksanakan serangkaian audit.
Ini mencakup penentuan tujuan audit, penjadwalan audit, alokasi sumber daya, pemilihan tim auditor, dan langkah-langkah lain yang diperlukan untuk memastikan bahwa audit dilakukan secara efektif dan efisien.
- Jadwal Audit
Jadwal audit adalah daftar waktu yang menunjukkan kapan audit akan dilakukan untuk setiap departemen, area, atau proses dalam perusahaan.
Jadwal ini dapat mencakup tanggal audit, tim auditor yang bertanggung jawab, serta ruang lingkup dan tujuan audit. Jadwal audit membantu dalam perencanaan dan koordinasi audit, serta memastikan bahwa semua bagian dari organisasi tercakup dalam proses audit.
- Absen Audit
Absen audit adalah daftar kehadiran atau partisipasi tim auditor dan staf terkait lainnya dalam sesi audit. Ini mencatat siapa yang hadir selama audit dilakukan, baik sebagai auditor internal maupun sebagai staf yang diaudit. Absen audit penting untuk melacak partisipasi dan kontribusi semua pihak yang terlibat dalam proses audit.
- Checklist Audit
Ceklist audit adalah dokumen yang berisi daftar pertanyaan, item, atau kriteria yang harus diperiksa atau dinilai selama audit. Ceklist ini mencakup persyaratan standar, kebijakan internal, prosedur, dan praktik terbaik yang harus dievaluasi oleh tim auditor. Ceklist audit membantu memastikan bahwa semua aspek yang relevan telah diperiksa dan tidak ada yang terlewat selama proses audit.
- Laporan Audit
Laporan audit adalah dokumen yang berisi hasil, temuan, dan rekomendasi dari proses audit. Ini mencakup evaluasi kesesuaian, identifikasi potensi perbaikan, serta poin-poin positif dan negatif yang ditemukan selama audit. Laporan audit memberikan gambaran komprehensif tentang kinerja perusahaan dan memberikan dasar untuk pengambilan keputusan yang informasional.
- Tindak Lanjut Audit:
Tindak lanjut audit adalah langkah-langkah yang diambil setelah audit untuk menindaklanjuti temuan dan rekomendasi yang diidentifikasi dalam laporan audit. Ini melibatkan perencanaan, pelaksanaan, dan pemantauan tindakan perbaikan atau perbaikan yang diperlukan untuk meningkatkan kepatuhan dan kinerja organisasi.
- Rekap/Monitoring Tindak Lanjut Audit:
Rekap atau monitoring tindak lanjut audit adalah proses untuk mengikuti dan mengevaluasi kemajuan implementasi tindakan perbaikan atau perbaikan yang diusulkan setelah audit. Ini melibatkan pemantauan secara berkala terhadap status tindak lanjut, identifikasi hambatan atau tantangan yang mungkin muncul, dan memastikan bahwa tindakan yang diambil sesuai dengan jadwal dan tujuan yang telah ditetapkan.
Demikian contoh penjelasan Audit Internal ISO 9001:2015 dan penjabaran tujuan serta syarat-syaratnya. Jika perusahaan Anda sudah siap untuk menjalankan Audit ISO dan atau proses untuk sertifikasi ISO, hubungi kami PT. Multi Sertifikasi Indonesia jika anda memiliki pertanyaan terkait ISO 9001:2015.
