Menjadi Perusahaan yang terakreditasi merupakan suatu pencapaian besar yang banyak diinginkan oleh setiap Perusahaan, karena dengan terakreditasinya suatu Perusahaan maka akan dibarengi pula dengan timbulnya berbagai benefit yang diperoleh bagi Perusahaan tersebut. Sebelum membahas tentang prosedur dan aturan yang berlaku selama proses audit, kita harus tahu terlebih dahulu benefit yang akan diperoleh setelah proses selesai
Benefit Penerapan Sistem Manajemen
Benefit apa sih yang bisa diperoleh Perusahaan yang telah berhasil menerapkan sistem manajemen yang telah terakreditasi KAN? Dikutip dari standar ISO 9001: 2015, ISO 14001: 2015, ISO 45001: 2018, ISO 37001: 2016 dan Peraturan Pemerintah, benefit yang akan diperoleh Perusahaan antara lain adalah:
- Memberikan keyakinan atas produk dan jasa yang disediakan oleh organisasi dan dengan demikian meningkatkan kepuasan pelanggan melalui penerapan sistem yang efektif
- Mengurangi dan mengelola keluhan pelanggan
- Peningkatan komunikasi internal dan eksternal
- Pemahaman yang lebih baik dan pengendalian proses organisasi/perusahaan
- Proses untuk peningkatan sistem
- Memastikan kesesuaian terhadap persyaratan pelanggan dan peraturan perundang-undangan
- Melindungi lingkungan dan tanggap terhadap perubahan kondisi lingkungan sehingga tercapainya keseimbangan antara lingkungan, masyarakat/sosial dan ekonomi
- Perlindungan lingkungan dengan pencegahan atau mitigasi dampak lingkungan yang merugikan bagi Perusahaan
- Meningkatkan kinerja lingkungan
- Memperoleh keuntungan finansial dan operasional yang dapat dihasilkan dari pelaksanaan alternatif ramah lingkungan yang memperkuat posisi pasar organisasi
- Mencegah, mendeteksi, menanggapi dan mengurangi risiko penyuapan
- Mengurangi kerugian finansial akibat proses penyuapan
- Meningkatkan efektifitas perlindungan keselamatan dan kesehatan kerja yang terencana, terukur, terstruktur, dan terintegrasi
- Mencegah dan mengurangi kecelakaan kerja dan penyakit akibat kerja dengan melibatkan unsur manajemen, pekerja/buruh, dan/atau serikat pekerja/serikat buruh
- Menciptakan tempat kerja yang aman, nyaman, dan efisien untuk mendorong produktivitas.
Namun untuk memperoleh benefit yang telah disebutkan di atas tidaklah instant, Perusahaan perlu melewati beberapa rangkaian proses penting. Di antaranya adalah Proses Penerapan Sistem dan Proses Audit Sertifikasi terhadap sistem yang telah diterapkan.
Pengertian Proses Audit
Proses audit merupakan salah satu proses puncak pencapaian penerapan sistem manajemen bagi Perusahaan. Proses ini merupakan proses pemeriksaan secara sistematis dan independen yang dilakukan oleh Lembaga yang telah ditunjuk untuk menilai pemenuhan terhadap penerapan sistem manajemen yang telah diterapkan di Perusahaan. Jika hasil penilaian memenuhi, maka Perusahaan yang diaudit akan memperoleh sertifikat pencapaian penerapan sistem manajemen.
Selama Proses ini atau sertifikasi berjalan tentunya terdapat prosedur audit dan aturan yang harus dipahami dan dipatuhi oleh Perusahaan agar proses audit dapat berjalan dengan lancar dan sesuai dengan jadwal audit yang telah ditentukan. Dengan memahami aturan tersebut juga bertujuan agar klien memiliki kesiapan yang matang dalam menghadapi auditor yang bertugas yang meminimalisir adanya temuan audit yang tidak diinginkan.
Prosedur dan Aturan
Adapun beberapa prosedur audit dan aturan selama Proses audit yang perlu diperhatikan oleh Perusahaan adalah sebagai berikut :
1. Perusahaan Harus Melakukan Persiapan dan Memahami Dokumen yang Dimiliki
Proses audit dilakukan dengan menilai dan memeriksa dokumen penerapan yang dimiliki serta kesesuaiannya dengan penerapan di lapangan. Untuk itu, Perusahaan perlu mempersiapkan seluruh dokumen penerapan yang disesuaikan dengan standar dan prosedur yang berlaku di Perusahaan.
2. Perusahaan Harus Memahami Standar Sistem Manajemen yang Diaudit dan Standar Berlaku Lain yang Relevan dengan Proses Bisnis Perusahaan
Selain dokumen yang harus dipersiapkan dengan baik, Perusahaan perlu memahami standar sistem manajemen yang akan diaudit sehingga dapat dinilai pula bahwa Perusahaan tersebut telah memahami dengan baik alur proses penerapan yang diminta di dalam standar yang diaudit. Selain itu, standar dan peraturan lain yang relevan dengan proses bisnis Perusahaan termasuk peraturan daerah setempat juga harus dipahami dan diterapkan di Perusahaan sesuai dengan yang diminta dalam persyaratan penerapan sistem manajemen.
3. Perusahaan Mengetahui Jadwal Audit yang Dilaksanakan
Proses audit adalah kegiatan yang teratur dan terjadwal, untuk itu Perusahaan perlu mengetahui jadwal audit yang dilaksanakan. Tim Auditor atau perwakilan Lembaga Sertifikasi / Lembaga Audit biasanya akan membagikan jadwal audit yang akan dilaksanakan di Perusahaan tersebut. Jadwal audit ini dibuat berdasarkan kesepakatan antara Tim Auditor atau Lembaga Sertifikasi / Lembaga Audit dan pihak Perusahaan sesuai dengan masukan dan sistem kerja yang berlaku di Perusahaan, sehingga diharapkan setiap tim perwakilan dari Perusahaan juga memahami jadwal audit yang akan dilaksanakan agar proses audit dapat berjalan dengan lancar dan teratur.
4. Perusahaan Harus Menghadapi Proses Audit dengan Baik
Pelaksanaan audit memerlukan kerja sama yang baik antara Tim Auditor dan pihak Perusahaan, untuk itu Perusahaan diharapkan dapat mengikuti seluruh rangkaian dan menghadapi proses audit dengan baik. Di sini kesiapan Perusahaan dalam pelaksanaan audit akan dinilai oleh Tim Auditor, sehingga sebisa mungkin Perusahaan harus memberikan kesan dan jawaban yang baik terhadap setiap penilaian Auditor yang dilakukan.
5. Perusahaan Tidak Menutupi Fakta dan Data Yang Berakibat Terhambatnya Proses Audit
Kelancaran proses audit salah satunya bergantung pada ketanggapan Perusahaan dalam memberikan data yang diminta ketika penilaian dilakukan oleh Tim Auditor. Perusahaan diharapkan tanpa berbelit-belit dapat memberikan data dan dokumen yang diminta oleh Tim Auditor sesuai dengan kriteria penilaian dalam pelaksanaan audit.
Namun tidak dapat dipungkiri juga terdapat dokumen dan data penting atau confidential Perusahaan yang belum berkenan untuk diperlihatkan kepada pihak eksternal sehingga Tim Auditor dan Perusahaan perlu memahami dan menjelaskan kondisi tersebut dengan baik.
6. Perusahaan Menerima Hasil Audit dengan Baik
Tidak dapat dipungkiri setiap Perusahaan pasti mengharapkan hasil audit yang baik dan memuaskan. Adapun hasil yang diperoleh selama pelaksanaan audit tentunya merupakan hasil pertimbangan dan kesimpulan terbaik yang disampaikan oleh Tim Auditor dari hasil penilaian penerapan sistem manajemen di Perusahaan. Namun jika terdapat hasil yang tidak sesuai maka Perusahaan diperkenankan untuk memberikan sanggahan kepada Tim Auditor sehingga timbul kesepakatan dan pemahaman antara Tim Auditor dan Perusahaan terhadap hasil audit yang diperoleh.
7. Perusahaan Melakukan Tindakan Perbaikan atas Hasil Audit sesuai dengan Batas Waktu yang Ditentukan
Proses audit adalah kegiatan untuk menilai dan mencari kesesuaian serta ketidaksesuaian terhadap penerapan sistem manajemen sesuai persyaratan yang diminta dalam standar. Adanya ketidaksesuaian yang diperoleh dari hasil audit bertujuan untuk memberikan masukan yang membangun terhadap penerapan sistem manajemen bagi Perusahaan. Untuk itu ketidaksesuaian yang didapat harus segera dilakukan tindakan perbaikan sesuai dengan rencana dan proses yang berlaku di Perusahaan sesuai batas waktu yang disepakati oleh Tim Auditor dan Perusahaan untuk mencapai hasil penerapan yang maksimal.
8. Perusahaan Tidak Melakukan Tindakan yang Berisiko terhadap Penyuapan dan Keberpihakan
Tidak dapat dipungkiri bahwa tindakan yang berisiko terhadap penyuapan dan keberpihakan sampai saat ini masih sering dilakukan oleh berbagai pihak untuk memperlancar tujuan yang ingin dicapai. Namun tindakan tersebut tidaklah terpuji dan tidak berkenan untuk diberlakukan sesuai dengan yang diatur dalam standar ISO 37001: 2016 Sistem Manajemen Anti Penyuapan. Selain itu, melakukan tindakan tersebut tanpa disadari memberikan beberapa kerugian yang besar bagi Perusahaan. Salah satu di antaranya adalah timbulnya kerugian financial dan timbulnya sifat ketidakjujuran terhadap penerapan sistem manajemen.
9. Perusahaan Tidak Melakukan Tindakan yang Membahayakan Tim Auditor
Rangkaian proses audit biasanya akan memakan waktu cukup lama sesuai dengan hasil perhitungan jumlah hari audit, sehingga Perusahaan diwajibkan untuk menjamin keselamatan Tim Auditor selama keberjalanan proses audit dan memastikan bahwa proses ini dapat berjalan dengan lancar.
Itulah beberapa aturan yang harus dipahami oleh perusahaan dalam proses pelaksanaan audit agar mendapat hasil yang baik. Untuk memudahkan Perusahaan dalam memperoleh sertifikasi, kami PT MSI (Multi Sertifikasi Indonesia) yang merupakan lembaga TERBESAR se-Indonesia dengan total 22 Ruang Lingkup dan 4 Skema ISO yang telah Terakreditasi KAN tentunya menjadikan kami jasa sertifikasi yang sangat dipercaya oleh Ratusan Perusahaan Swasta, Asosiasi Besar dan Instansi Pemerintah di Indonesia. Selain itu dengan keunggulan kami dan juga Auditor yang tersebar di berbagai wilayah, dapat memudahkan Anda untuk Audit tanpa harus banyak mengeluarkan biaya Transport yang sangat besar.
Jadilah bagian dari perubahan positif dalam bisnis Anda bersama Kami, PT MSI! Hubungi kami segera untuk mendapatkan promo ataupun penawaran terbaik kami :
Vira Executive Marketing PT MSI | 0811-2620-515
Email | marketing@multisertifikasi.co.id
Sosial Media Kami :
Email | marketing@multisertifikasi.co.id
Instagram | @multisertifikasi
Facebook | Multi Sertifikasi Indonesia
LinkedIn | Multi Sertifikasi Indonesia
