7 Prinsip Manajemen Mutu Di Era Digital yang akan dibahas dalam artikel ini, menyesuaikan dengan kebutuhan persaingan saat ini yaitu pentignya fokus pada pelanggan. Di samping itu akan ada definisi mutu dari para ahli, apa saja? simak artikel berikut.
Kenapa Mutu Penting
Secara singkatnya adalah sebagai berikut ini,
Menjaga standar mutu penting karena :
- meningkatkan kepuasan pelanggan
- membangun reputasi yang baik
- mengurangi risiko produk cacat atau layanan tidak memuaskan
- meningkatnya profit perusahaan
Jadi 4 hal di atas adalah alasan yang sudah cukup kuat mengapa perusahaan wajib menjaga mutu.
Tentu Anda sebagai owner menginginkan keberlanjutan bisnis jangka panjang bukan?
Namun jika Anda sebagai konsumen, ketika membeli suatu produk namun mutunya tidak konsisten.
Apa yang ada di pikiran Anda ?
Mungkin Anda akan berfikir, enggan membeli kembali (not repeat order),
mungkin Anda berpikiran bahwa orang yang bekerja menjaga mutu tidak profesional karena kurangnya quality control..
mungkin ada kelalaian pekerja produksi, dan sudah dapat dipastikan imbasnya dapat lebih meluas.
Jika kondisi tersebut tidak segera diperbaiki dan berlangsung terus menerus, tidak menutup kemungkinan terjadi hal terburuk seperti hilangnya kepercayaan, turunnya penjualan, sampai stok menumpuk karena tidak terserap di pasar hingga tutupnya operasional perusahaan.
Ketika bisnis berskala kecil seperti UKM, mutu masih dapat dikendalikan oleh owner dan tim kecil.
Apabila skala perusahaan sudah lebih kompleks yang melibatkan banyak sumber daya manusia dan teknologi, harus ada langkah dalam manajemen untuk menjaga kualitas.
Maka dari itu, manajemen mutu sangatlah penting untuk diterapkan dalam perusahaan.
Memahami Definisi Mutu
Berikut adalah definisi mutu menurut perkembangannya :
Mutu/ kualitas adalah adalah derajat karakteristik yang melekat pada produk yang mencukupi persyaratan/keinginan.
Sedangkan manajemen mutu adalah proses manajemen yang bertujuan menjaga mutu dari suatu produk/jasa yang diberikan organisasi.
Dari masa ke masa, perkembangan definisi mutu berbeda-beda sesuai dengan relevansi zaman, namun secara esensi relatif sama.
Ketika era 1920-an hingga awal 1940-an atau disebut era inspeksi, mutu terbatas pada pengecekan produk atau inspeksi dengan sampel.
Karena pelanggan tidak memiliki banyak pilihan produk di pasar.
Perkembangan Mutu dari masa ke masa
Berikut pandangan beberapa ahli dan definisi tentang Mutu :
Mutu menurut Ishikawa
Kualitas berarti adalah kepuasan pelanggan
Mutu menurut Crosby
Kualitas adalah conformance to requirement (sesuai dengan yang disyaratkan atau distandarkan.
Mutu menurut Deming
Kualitas adalah kesesuaian dengan kebutuhan pasar atau konsumen
Mutu menurut Feigenbaum
Kualitas adalah kepuasan pelanggan sepenuhnya (full customer satisfaction)
Mutu menurut Juran
Kualitas produk adalah kecocokan penggunaan (fitness for use) untuk memenuhi kebutuhan dan kepuasan pelanggan.
Mutu menurut Garvin dan Darvis
Kualitas adalah kondisi dinamis yang berhubungan dengan produk, manusia, tenaga kerja, proses dan tugas, serta lingkungan yang memenuhi atau melebihi pelanggan atau konsumen.
Mutu menurut ISO 9000 2000
Mutu adalah derajat karakteristik yang melekat pada produk yang mencukupi persyaratan/ keinginan.
Kesimpulan definisi Mutu
- mencakup usaha memenuhi atau melebihi harapan pelanggan;
- mencakup produk, tenaga kerja, proses dan lingkungan;
- merupakan kondisi yang selalu berubah, apa dianggap bermutu saat ini, dianggap kurang pada masa mendatang.
Poin penting yang menarik ada pada : apa yang dianggap bermutu saat ini, dapat dianggap kurang (relevan) pada masa mendatang.
Bagaimana supaya organisasi tetap relevan dengan zaman? Poin kunci ada pada fokus pada pelanggan, paragraf berikut akan mengurai secara detail.
7 Prinsip Manajemen Mutu Di Era Digital
Prinsip-prinsip manajemen mutu adalah panduan dasar yang digunakan dalam pengelolaan sistem manajemen mutu untuk mencapai kepuasan pelanggan dan peningkatan kinerja organisasi.
Berikut adalah tujuh prinsip manajemen mutu yang sering dikutip:
Orientasi pada pelanggan
Fokus utama dari manajemen mutu adalah memahami dan memenuhi kebutuhan serta harapan pelanggan.
Pada era digital, poin pertama ini penting sekali. Kita tahu saat ini mudahnya akses internet memberikan kemudahan konsumen dalam memilih produk yang menurut mereka bermutu dan cocok.
Organisasi atau perusahaan harus dapat beradaptasi pada dunia digital.
Bagaimana caranya?
Anda dapat memulai dengan merencanakan presence online organisasi Anda mulai dari website company profile, membuat akun sosial media bisnis, kemudahan menjangkau para pelanggan di media online supaya memiliki hubungan lebih erat dengan pelanggan.
Ketika hubungan dengan pelanggan dekat, dengarkan apa feedback dari pelanggan mengenai produk atau layanan Anda.
Ini memberikan dampak cepat dan lebih mengetahui apa kebutuhan pelanggan yang dapat digunakan sebagai peningkatan produk atau layanan yang telah ada ataupun membuat inovasi baru.
Kepemimpinan
Peran penting pemimpin untuk menerapkan manajemen mutu kepada bawahannya dan memastikan terlaksana dengan baik.
Pemimpin hingga level supervisor mampu memberikan arahan, kesempatan, dan pengawasan kepada tim di bawahnya untuk mewujudkan apa yang menjadi standar mutu perusahaan.
Keterlibatan Seluruh Pihak
Organisasi harus melibatkan seluruh pihak yang terkait, termasuk karyawan, mitra, dan pemasok, dalam upaya untuk mencapai tujuan mutu.
Keterlibatan dan partisipasi semua pihak dapat meningkatkan pemahaman bersama tentang kebutuhan pelanggan dan tanggung jawab masing-masing pihak dalam mencapai tujuan tersebut.
Jadi tidak hanya dalam lingkup organisasi, namun juga pihak luar yang bekerja sama dengan organisasi harus dapat mengikuti standar mutu organisasi Anda.
Pendekatan Berbasis Proses
Organisasi harus memahami bahwa hasil yang diinginkan dicapai melalui proses yang terkoordinasi dan terkelola dengan baik.
Pendekatan berbasis proses memungkinkan organisasi untuk mengidentifikasi, memahami, dan meningkatkan proses-proses yang kritis untuk mencapai tujuan mutu.
Tujuannya adalah, ketika proses yang benar dijalankan untuk mendapatkan hasil yang diinginkan. Proses tersebut dapat dijadikan standar dan terdokumentasi menjadi SOP.
Ketika organisasi membesar, orang-orang yang baru bergabung dapat mengikuti standar yang telah ada tanpa bergantung pada orang lama.
Pendekatan Sistematis untuk Manajemen
Manajemen mutu harus diintegrasikan ke dalam sistem manajemen organisasi secara keseluruhan.
Ini berarti bahwa manajemen mutu tidak hanya menjadi tanggung jawab satu departemen atau fungsi, tetapi menjadi bagian dari budaya dan operasi organisasi secara menyeluruh.
Peningkatan Berkelanjutan
Organisasi harus berkomitmen untuk terus-menerus meningkatkan kinerja dengan melakukan evaluasi sistematis, pengukuran, dan perbaikan.
Peningkatan berkelanjutan memungkinkan organisasi untuk tetap relevan, kompetitif, dan responsif terhadap perubahan lingkungan.
Pendekatan Berbasis Fakta untuk Pengambilan Keputusan
Keputusan yang efektif harus didasarkan pada analisis data dan informasi yang relevan.
Organisasi harus mengadopsi pendekatan berbasis fakta untuk memastikan bahwa keputusan yang dibuat adalah rasional, terinformasi, dan berkelanjutan.
Prinsip-prinsip ini merupakan landasan bagi sistem manajemen mutu seperti ISO 9001 dan membantu organisasi untuk mencapai keunggulan dalam mutu, efisiensi, dan kepuasan pelanggan.
Upaya menjaga mutu dengan Sertifikasi ISO 9001
Upaya menjaga mutu dengan sertifikasi ISO 9001 melibatkan implementasi, pemeliharaan, dan peningkatan sistem manajemen mutu (SMM) sesuai dengan standar Internasional ISO 9001.
Data peningkatan ekspor dari sektor nonmigas dan migas. Tampak bahwa terdapat kenaikan dari September ke Oktober 2023.
Kondisi ini dapat dibaca bahwa terdapat peningkatan ekspor Indonesia, bukti bahwa kualitas produk Indonesia diakui di skala global.
Bagaimana caranya produk Anda dapat diterima secara global?
Salah satunya dengan menerapkan manajemen mutu ISO 9001.
Baca Juga : Peran Audit ISO dan Pengertian Audit ISO
Berikut adalah beberapa langkah utama yang terlibat dalam menjaga mutu dengan sertifikasi ISO 9001:
Implementasi Sistem Manajemen Mutu (SMM):
- Identifikasi kebutuhan organisasi:
Pertama-tama, organisasi perlu mengidentifikasi kebutuhan dan tujuan bisnis mereka yang relevan dengan mutu produk atau layanan mereka. - Penyusunan kebijakan mutu:
Organisasi harus merumuskan kebijakan mutu yang jelas dan komitmen untuk memenuhi persyaratan ISO 9001 serta meningkatkan kepuasan pelanggan. - Pengembangan prosedur-prosedur:
Menetapkan prosedur-prosedur dan proses operasional yang memungkinkan untuk mencapai tujuan mutu, mematuhi persyaratan ISO 9001, dan memenuhi kebutuhan pelanggan.
Pelaksanaan Kegiatan Pengendalian Mutu:
- Pengendalian proses:
Organisasi harus melakukan pengendalian terhadap proses-proses yang kritis untuk memastikan bahwa produk atau layanan yang dihasilkan memenuhi standar kualitas yang ditetapkan. - Pelatihan karyawan:
Memberikan pelatihan kepada karyawan tentang praktik-praktik terbaik, standar mutu, dan prosedur-prosedur yang terkait dengan pekerjaan mereka.
Pemeliharaan Sertifikasi ISO 9001:
- Melakukan audit internal:
Organisasi harus secara berkala melakukan audit internal untuk mengevaluasi keefektifan sistem manajemen mutu mereka, mengidentifikasi peluang perbaikan, dan memastikan kepatuhan terhadap persyaratan ISO 9001. - Pelaksanaan perbaikan:
Berdasarkan hasil audit dan evaluasi kinerja, organisasi harus melaksanakan tindakan perbaikan yang diperlukan untuk meningkatkan sistem manajemen mutu mereka. - Mengikuti audit eksternal:
Organisasi akan secara berkala diaudit oleh lembaga sertifikasi eksternal untuk memastikan bahwa sistem manajemen mutu mereka tetap memenuhi standar ISO 9001.
Contoh lembaga sertifikasi ISO terbaik di Jakarta, Surabaya, dan Semarang Bisa anda lihat di sini.
Peningkatan Berkelanjutan:
- Meninjau kinerja:
Organisasi harus secara teratur meninjau kinerja sistem manajemen mutu mereka, mengukur pencapaian tujuan mutu, dan mengevaluasi efektifitas tindakan perbaikan yang diimplementasikan. - Melakukan tindakan korektif dan pencegahan:
Organisasi harus secara proaktif mengidentifikasi masalah potensial, melakukan tindakan korektif untuk mengatasi masalah yang terjadi, dan menerapkan tindakan pencegahan untuk mencegah terjadinya masalah di masa depan.
Dengan mengikuti langkah-langkah ini secara sistematis, organisasi dapat menjaga mutu dengan sertifikasi ISO 9001, meningkatkan kepuasan pelanggan, dan mencapai keunggulan kompetitif dalam pasar.
sumber :
https://pusdiklat.bps.go.id/diklat/bahan_diklat/BT_Manajemen%20Mutu_Jimmy%20Ludin,%20SST.,M.Si_2176.pdf
https://www.enhaiimandiri.com/dokumen/Prinsip_Manajemen_Mutu.pdf
