Tidak peduli seberapa banyak audit Sertifikasi ISO yang telah dilalui suatu organisasi di Surabaya dan Jakarta, selalu ada rasa khawatir dan cemas yang dirasakan ketika waktu audit akan datang. Untuk itu kesiapan manajemen menjadi point penting, tak kalah penting juga yaitu kesiapan dokumen Sertifikasi ISO. Dalam setiap jenis kegiatan baik yang bersifat formal maupun informal diperlukan dokumentasi Sertifikasi ISO untuk merekam kegiatan tersebut. Dokumentasi adalah salah satu hal yang harus diperhatikan karena hal ini akan sangat berguna bagi suatu organisasi di Surabaya dan Jakarta. Lalu, apa itu dokumentasi dan apa fungsinya bagi organisasi di Surabaya dan Jakarta? Kita akan mengetahui segala hal yang berhubungan dengan dokumentasi Sertifikasi ISO. Untuk memahaminya, mari simak penjelasannya di bawah ini!
Dikutip dari Kamus Besar Bahasa Indonesia (KBBI), dokumentasi adalah pengumpulan, pemilihan, pengolahan, dan penyimpanan informasi dalam bidang pengetahuan di Surabaya dan Jakarta. Selain itu, dokumentasi juga diartikan sebagai pemberian atau pengumpulan bukti dan keterangan (seperti gambar, kutipan, guntingan koran, dan bahan referensi lain).
Dari pengertian tersebut, maka dapat kita simpulkan bahwa dokumentasi adalah kegiatan yang sistematis dalam melakukan pengumpulan, penyelidikan, pencarian, pemakaian, dan penyediaan dokumen di Surabaya dan Jakarta. Tujuan dari kegiatan ini untuk mendapatkan keterangan, pengetahuan, serta bukti, dan menyebarkan hal tersebut kepada pihak yang berkepentingan di Surabaya dan Jakarta.
Bisa juga diartikan bahwa dokumentasi Sertifikasi ISO adalah kegiatan penyediaan dokumen-dokumen terkait Sertifikasi ISO dengan menggunakan bukti yang akurat berdasarkan pencarian dari berbagai sumber di Surabaya dan Jakarta. Dokumentasi Sertifikasi ISO ini sangat penting bagi organisasi karena berhubungan dengan aktivitas administrasi.
Fungsi Dokumen Sertifikasi ISO bagi Perusahaan di Surabaya dan Jakarta :
- Sebagai catatan perusahaan untuk menjaga keberlangsungan usaha tersebut.
- Sebagai alat untuk membantu perusahaan dalam pengambilan keputusan, pembuatan kebijakan, serta pengawasan
- Sebagai referensi sejarah dari perusahaan
- Sebagai alat bukti
- Sebagai sumber informasi untuk keuangan, HR, dan hal lainnya yang dibutuhkan oleh manajemen dari suatu perusahaan
- Sebagai keperluan untuk mendidik karyawan baru
- Untuk menjaga hubungan yang baik dengan masyarakat luas, klien perusahaan
Dalam upaya mencapai Sertifikasi ISO, banyak organisasi cenderung menghasilkan sejumlah besar dokumen terkait Sistem Manajemen. Namun, seringkali dokumen-dokumen ini tidak sesuai dengan persyaratan yang telah ditetapkan dalam ISO. Oleh karena itu, Sertifikasi ISO Center Indonesia memiliki peran penting dalam memberikan panduan mengenai dokumen dan rekaman yang wajib dimiliki untuk memenuhi persyaratan sesuai dengan klausul ISO.
Sertifikasi ISO adalah pencapaian yang diinginkan oleh banyak perusahaan untuk meningkatkan kualitas produk dan layanan mereka. Untuk mencapai tujuan ini, perusahaan harus memahami secara mendalam persyaratan yang berlaku dalam standar ISO yang relevan. Dokumen-dokumen seperti Manual Sistem Manajemen, Prosedur Operasional Standar (SOP), dan dokumen pengendalian menjadi bagian penting dalam memastikan bahwa sistem manajemen mereka beroperasi sesuai dengan standar ISO.
Mengingat signifikansi ISO dalam bisnis modern, organisasi perlu berkolaborasi dengan Sertifikasi ISO Center Indonesia untuk memastikan bahwa mereka memahami persyaratan dokumen yang diperlukan dan dapat mengimplementasikannya dengan tepat. Dengan cara ini, mereka dapat menghindari kerugian waktu dan sumber daya yang mungkin terjadi akibat pembuatan dokumen yang tidak sesuai dengan persyaratan ISO yang berlaku
Berikut ini adalah dokumen-dokumen yang harus dipersiapkan oleh sebuah Perusahaan untuk mencapai sertifikasi ISO :
DOKUMEN WAJIB SERTIFIKASI ISO
- Ruang Lingkup Sistem Manajemen (klausul 4.3)
- Kebijakan (klausul 5.2)
- Peran dan tanggung jawab (klausul 5.3)
- Peluang dan Risiko (klausul 6.1.1)
- Sasaran dan rencana pencapaian (klausul 6.2)
- Pengendalian operasional (klausul 8.1)
- Kesiapan dan tanggap darurat (klausul 8.2)
REKAMAN WAJIB SERTIFIKASI ISO
- Risiko dan Peluang untuk ditangani beserta proses yang diperlukan (klausul 6.1.1)
- Rekaman data kepatuhan terhadap perundangan (klausul 6.1.3)
- Rekaman Pemantauan dan pengukuran peralatan kalibrasi* (klausul 7.1.5.1)
- Rekaman pelatihan, keterampilan, pengalaman dan kualifikasi (klausul 7.2)
- Rekaman komunikasi internal / eksternal (klausul 7.4)
- Rekaman tinjauan persyaratan produk / jasa (klausul 8.2.3.2)
- Rekaman tentang hasil tinjauan desain dan pengembangan* (klausul 8.3.2)
- Rekaman tentang masukan untuk desain dan pengembangan * (klausul 8.3.3)
- Rekaman pengendalian desain dan pengembangan* (klausul 8.3.4)
- Rekaman hasil desain dan pengembangan* (klausul 8.3.5)
- Rekaman perubahan desain dan pengembangan* (klausul 8.3.6)
- Karakteristik produk yang akan diproduksi dan jasa yang akan diberikan (klausul 8.5.1)
- Rekaman tentang properti pelanggan (klausul 8.5.3)
- Rekaman perubahan ketentuan dalam produksi / jasa (klausul 8.5.6)
- Rekaman kesesuaian produk / jasa dengan kriteria penerimaan (klausul 8.6)
- Rekam output/hasil yang tidak sesuai (klausul 8.7.2)
- Hasil pemantauan dan pengukuran (klausul 9.1)
- Evaluasi kewajiban (klausul 9.1.2)
- Program audit internal (klausul 9.2)
- Hasil audit internal (klausul 9.2)
- Program internal audit (klausul 9.2.2)
- Hasil kajian tinjauan manajemen (klausul 9.3)
- Insiden dan nonconformities (klausul 10.1)
- Hasil tindakan korektif (klausul 10.1)
- Rekaman ketidaksesuaian dan tindakan korektif (klausul 10.2)
PERIKSA SEMUA INFORMASI YANG DIDOKUMENTASIKAN UNTUK SERTIFIKASI ISO
- Pastikan daftar dokumen dan rekaman telah diperbarui (update)
- Periksa bahwa semua dokumen telah ditinjau, disetujui, dikomunikasikan dan diikuti oleh semua orang yang terlibat dalam proses atau kegiatan.
- Pastikan tidak ada yang menggunakan dokumen usang.
- Periksa semua rekaman yang digunakan dan rekaman tersebut diisi dengan benar.
PASTIKAN SEMUA PROSES DOKUMENTASI SERTIFIKASI ISO DILAKUKAN DENGAN BENAR
- Pastikan bahwa semua prosedur (baik yang didokumentasikan atau tidak) sudah dipatuhi.
- Pastikan bahwa proses kritis dilakukan dengan cara yang sama (cara yang benar) oleh semua orang.
PERIKSA PROSES TINDAKAN KOREKTIF SESUAI DOKUMENTASI SERTIFIKASI ISO
- Tinjau temuan dari audit sebelumnya dan pastikan mereka telah dipenuhi/diperbaiki.
- Semua ketidaksesuaian harus dicatat dengan baik, diselidiki dan tindakan perbaikan sudah dilaksanakan pada saat audit.
- Tindakan korektif yang telah dieksekusi dan ditutup perlu memiliki verifikasi yang tepat dalam hal keefektifannya.
Dalam praktik pelaksanaan audit, terutama di kota metropolitan seperti Surabaya dan Jakarta, seringkali tim audit menghadapi berbagai hambatan. Hambatan ini bisa mencakup beragam aspek, mulai dari pemahaman yang kurang tepat terkait persyaratan audit hingga kendala operasional di perusahaan yang diperiksa. Namun, untuk mengatasi hambatan-hambatan ini, persiapan dan perencanaan audit yang matang sangat penting.
Sebelum tim audit terjun langsung ke Perusahaan, mereka perlu memastikan bahwa mereka telah memahami dengan baik persyaratan audit Sertifikasi ISO dan menyusun rencana yang komprehensif. Ini membantu meminimalkan ketidakpastian dan mengoptimalkan efisiensi selama proses audit Sertifikasi.
PT MSI (Multi Sertifikasi Indonesia), sebagai Lembaga Sertifikasi yang telah terakreditasi KAN, berkomitmen untuk terus meningkatkan kredibilitas dan kapasitas layanan sertifikasinya di Surabaya dan Jakarta. Kami memahami betapa pentingnya memberikan layanan sertifikasi yang cepat dan komprehensif bagi perusahaan dan organisasi di wilayah Surabaya dan Jakarta. Dengan PT MSI (Multi Sertifikasi Indonesia), Anda dapat yakin bahwa komitmen pelayanan Sertifikasi kami akan memberikan nilai tambah bagi perusahaan Anda di Surabaya dan Jakarta. Dapatkan pengalaman terbaik melalui layanan Sertifikasi yang kami tawarkan di PT MSI (Multi Sertifikasi Indonesia).
PT MSI saat ini menawarkan promo menarik, yaitu jika perusahaan anda berencana untuk sertifikasi ISO 45001, Anda akan mendapatkan SMK3 (Sistem Manajemen Keselamatan dan Kesehatan Kerja) secara gratis. Ini adalah kesempatan langka untuk meningkatkan keamanan dan kesehatan kerja di perusahaan Anda sambil memperoleh pengakuan ISO yang diakui secara internasional. Jadi, jangan lewatkan kesempatan ini untuk meningkatkan standar keselamatan dan kesehatan kerja di tempat kerja Anda dengan bantuan lembaga sertifikasi yang telah terakreditasi oleh KAN.
Informasi Lebih Lanjut :
Vira Executive Marketing PT MSI | 0811-2620-515
Sosial Media :
Email | marketing@multisertifikasi.co.id
Instagram | @multisertifikasi
Facebook | Multi Sertifikasi Indonesia
LinkedIn | Multi Sertifikasi Indonesia
