Apa Itu Audit Surveillance ISO
Ketika di awal organisasi Anda mulai menerapkan Sistem Manajemen Mutu (SMM) dengan mengikuti persyaratan ISO, baik itu ISO 9001, ISO 14001, ISO 37001, ISO 45001, penting untuk memastikan dengan lembaga sertifikasi tentang apa saja langkah-langkah yang diperlukan untuk implementasi sertifikasi sistem manajemen Anda dan bagaimana kedepannya setelah mendapatkan sertifikasi.
Umumnya Anda akan mendapatkan penjelasan mengenai audit sertifikasi, serta siklus audit surveillance (pengawasan) hingga resertifikasi.
Lalu, dalam artikel ini akan kita bahas apa itu Audit Surveillance ISO.
Berikut adalah penjelasan cara kerjanya..
Memahami Audit Surveillance ISO
Surveillance audit adalah proses pemantauan yang dilakukan oleh lembaga sertifikasi independen untuk memeriksa organisasi yang telah mendapatkan sertifikasi.
Dengan surveillance audit, lembaga sertifikasi memastikan bahwa organisasi tetap berkomitmen dan konsisten dalam menerapkan Sistem Manajemen Mutu (SMM) sesuai dengan standar yang telah ditetapkan.
Mari kita lihat beberapa poin penting mengenai surveillance audit:
- Tujuan: Fokus utama dari surveillance audit adalah untuk memastikan bahwa organisasi harus mematuhi dan memelihara sistem manajemen sesuai standar yang telah ditetapkan, sehingga dapat terus mempertahankan sertifikasi ISO.
- Jangka Waktu: Audit ini biasanya dilaksanakan setiap tahun, namun bisa disesuaikan dengan kebutuhan spesifik organisasi.
- Proses: Proses surveillance audit mencakup audit internal, tinjauan manajemen, dan tindakan korektif. Meskipun proses ini biasanya lebih singkat dibandingkan audit sertifikasi awal, tetap diperlukan perhatian untuk memastikan kesesuaian.
- Lokasi: Dalam surveillance audit, auditor mungkin hanya menilai sebagian area organisasi, seperti dua jalur produksi atau lokasi tertentu, guna memastikan bahwa penerapan SMM tetap konsisten.
Cara Kerja Sertifikasi dan Siklus Audit Sertifikasi
Guna memahami lebih baik, Anda dapat melihat gambar berikut :
Gambar Siklus Sertifikasi dariawal sampai Resertifikasi
Siklus sertifikasi selama tiga tahun adalah kerangka waktu yang diterapkan untuk perusahaan yang memperoleh sertifikasi ISO.
Meskipun pada prakteknya terdapat kemungkinan modifikasi tertentu yang akan dijelaskan lebih lanjut di bawah ini.
Initial Audit
Setelah Anda menerapkan Sistem Manajemen Mutu (SMM) dan berhasil mendapatkan sertifikasi pertama, langkah awal adalah menjalani Inisial Audit Stage I yaitu berkenaan dengan audit dokumen yang dilakukan secara online.
Initial Audit-Stage1
Pada tahap ini, auditor dari lembaga sertifikasi Anda akan menelaah seluruh dokumen yang Anda buat, membandingkannya dengan persyaratan standar ISO, dan memastikan bahwa dokumentasi tersebut memenuhi standar.
Begitu dokumen Anda dikonfirmasi, langkah berikutnya adalah penjadwalan audit sertifikasi onsite atau Audit Stage II.
Initial Audit-Stage II
Pada tahap ini, lembaga sertifikasi akan melakukan audit di lokasi untuk menilai semua proses SMM Anda secara menyeluruh.
Sertifikasi ISO akan diterbitkan setelah Anda menyelesaikan semua tindakan perbaikan yang diperlukan.
Surveillance 1 & 2
Selanjutnya, Anda akan menjalani audit surveillance /pengawasan yang dilakukan di lokasi setiap tahun selama dua tahun berikutnya.
Resertifikasi
Pada tahun ketiga dari siklus sertifikasi, Anda akan menjalani audit resertifikasi, yang menandai awal dari siklus tiga tahun berikutnya.
Sebagian besar lembaga sertifikasi biasanya melaksanakan satu audit surveillance per tahun.
Namun, ada kemungkinan untuk melakukan audit pengawasan lebih sering, jika disepakati antara organisasi dan lembaga sertifikasi Anda.
Untuk beberapa panduan dalam memilih lembaga sertifikasi, Anda dapat membaca artikel tentang Bagaimana sebaiknya Anda memilih lembaga sertifikasi ISO ?
Contoh Sertifikat ISO
Gambar Sertifikat ISO
Apa Perbedaan Audit ISO, Audit Surveillance dan Resertifikasi?
Jadi, Anda mungkin bertanya apa perbedaan antara audit ISO, surveillance dan audit sertifikasi/sertifikasi ulang?
Ketiganya merupakan audit di lokasi Anda yang dilakukan oleh lembaga sertifikasi.
Pada ketiga proses audit ini sama-sama mencari temuan yang nantinya akan menghasilkan tindakan perbaikan yang perlu ditangani, dan akan menerbitkan laporan audit kepada perusahaan Anda sebagai catatan audit.
Lalu perbedaannya di mana? Perbedaannya adalah pada jumlah waktu yang dialokasikan untuk proses audit.
Untuk audit sertifikasi/sertifikasi ulang, auditor lembaga sertifikasi akan melihat penerapan setiap proses dalam Sistem Manajemen Mutu Anda untuk memeriksa kesesuaian dengan standar ISO 9001, serta dokumentasi perusahaan Anda, efektivitas proses, dan perbaikan berkelanjutan.
Audit ini membutuhkan waktu beberapa hari untuk diselesaikan oleh beberapa auditor, bergantung pada ukuran perusahaan Anda dan jumlah proses bisnis dalam SMM Anda.
Sedangkan Audit surveillance/pengawasan akan menghabiskan waktu yang lebih sedikit daripada sertifikasi awal atau resertifikasi.
Pada proses surveillance, Auditor mungkin hanya melihat sebagian dari keseluruhan organisasi, misalnya hanya satu dari dua lini produksi, atau bahkan hanya lokasi tertentu yang dipilih oleh auditor, bukan beberapa lokasi.
Biaya Sertifikasi ISO
Mungkin Anda bertanya, berapa sih biaya sertifikasi ISO? Jadi biaya sertifikasi awal ya yang dimaksud.
Untuk menjawab pertanyaan ini ada beberapa faktor yang mempengaruhi.
Diantaranya :
- Ruang lingkup apa yang akan menjadi sasaran implementasi sistem manajemen mutu
- Ukuran perusahaan dan bergerak di industri apa perusahaan Anda
- Jumlah karyawan
Anda dapat memperoleh detail biaya sertifikasi ISO dengan mengisi simulasi biaya sertifikasi ISO berikut :
Biaya Audit Surveillance dan Resertifikasi
Jika Anda sudah mendapatkan simulasi biaya sertifikasi awal ISO di atas, maka perhitungan besaran audit surveillance dan resertifikasi adalah :
Biaya audit surveillance 50%-60% dari biaya sertifikasi awal
Biaya resertifikasi berkisar 80% dari biaya sertifikasi awal.
Perhitungan ini adalah perkiraan awal dan dapat menyesuaikan sesuai ketentuan masing-masing lembaga sertifikasi.
Panduan Audit ISO dari PT Multi Sertifikasi Indonesia (pdf)
Lalu Apa Akibatnya Jika Tidak Melakukan Surveillance?
Apakah perlu audit surveillance mengingat sudah ada internal audit di perusahaan?
Karena audit surveillance tidak memperhatikan seluruh proses, hanya beberapa saja atau random saja, bukan berarti audit surveillance kurang penting dibandingkan audit sertifikasi.
Dan hanya karena lembaga sertifikasi tidak akan menghabiskan banyak waktu untuk mengaudit proses tertentu selama audit , bukan berarti Anda dapat mengabaikan proses audit surveillance.
Disamping Anda tetap perlu melakukan audit internal untuk semua proses sesuai jadwal audit Anda, dan melakukan koreksi atau perbaikan apa pun yang Anda anggap perlu.
Selain itu juga wajib melakukan audit surveillance, karena untuk menjaga agar setiap tahunnya implementasi ISO perusahaan Anda tetap berjalan sesuai dengan standar.
Penting juga untuk diingat bahwa jika ketidaksesuaian major yang ditemukan selama audit sertifikasi tidak ditangani, Anda beresiko kehilangan sertifikasi ISO Anda.
Jika organisasi tidak menjalani audit surveillance sesuai jadwal, sertifikasi ISO 9001 dapat ditangguhkan atau dicabut.
Ini berarti bahwa organisasi tidak lagi dianggap mematuhi standar, dan sertifikasi menjadi tidak valid
Baca Juga : Pembekuan, Pencabutan, dan Pengurangan Ruang Lingkup
Lembaga Sertifikasi ISO Memberikan Wawasan Berbeda
Audit SMM dari lembaga sertifikasi pada dasarnya bertujuan untuk memberikan pandangan yang berbeda terhadap proses Anda dibandingkan dengan internal audit Anda.
Dengan memiliki pengamat luar dalam hal ini lembaga sertifikasi ISO sebagai auditor eksternal yang telah melihat perusahaan lain dan memiliki pengalaman berbeda dari orang-orang di perusahaan Anda, Anda dapat menemukan peluang perbaikan yang berbeda dibandingkan jika Anda hanya mengaudit sendiri.
Apakah Boleh Audit Sertifikat Pertama dan Surveillance dilakukan oleh Lembaga Sertifikasi yang Berbeda?
Dalam kasus yang kami alami, jika perusahaan ingin melakukan surveillance namun berbeda lembaga, maka dapat dilakukan transfer audit.
Jadi perusahaan tidak perlu melakukan sertifikasi awal dengan hanya melakukan transfer audit kepada lembaga sertifikasi yang baru.
Yang menjadi catatan adalah, upaya transfer audit ini masih dapat dilakukan pada surveillance pertama dan kedua, namun jika sudah tahap resertifikasi, tidak dapat dilakukan transfer audit.
Langkah terakhir yang dapat dilakukan jika berpindah lembaga sertifikasi ketika proses resertifikasi hanyalah sertifikasi ulang pada lembaga sertifikasi yang baru.
Penutup
Bagaimana, apakah Anda sudah cukup mengerti setelah membaca artikel tentang Apa itu Audit Surveillance ISO?
Sampaikan pertanyaan Anda kepada kami di 0811-2610-514.
